Kaip pasirinkti kasos sistemą kavinei ar restoranui

Kuo kavinės kasa skiriasi nuo parduotuvės

Parduotuvėje pardavimai dažniausiai vyksta tolygiai, o prekės — su brūkšniniais kodais. Kavinėje ir restorane viskas kitaip: ryte ar per pietus susidaro staigus srautas, kiekvieną užsakymą reikia pritaikyti, o dalis darbo vyksta ne prie kasos, o virtuvėje ar bare.

Todėl kavinei renkantis sistemą svarbūs trys dalykai. Pirmas — greitis piko metu: kasa turi leisti priimti užsakymą per kelias sekundes. Antras — modifikatoriai: kavos dydis, pieno rūšis ar mokamas priedas turi būti fiksuojami prie prekės ir teisingai apmokestinami. Trečias — ryšys su virtuve: užsakymas turi pasiekti tuos, kurie jį gamina, be popierinių lapelių ir šūksnių.

Prie stalo aptarnaujančiam restoranui prisideda ir ketvirtas dalykas — atviros sąskaitos: turi būti galima atidaryti sąskaitą staliukui, pildyti ją naujais užsakymais ir prireikus perkelti tarp stalų, kol svečias galutinai atsiskaito. Turint tai omenyje, likusius sprendimus lengviau vertinti pagal konkrečius kriterijus.

Septyni kriterijai renkantis kasos sistemą kavinei

Šie septyni punktai — praktinis kontrolinis sąrašas. Ne kiekvienai kavinei vienodai svarbūs visi, tačiau kiekvieną verta bent apsvarstyti, kad išvengtumėte sistemos, kurią po pusmečio norėsis keisti.

1. Greitis piko metu

Piko valandą svarbiausia, kad kasininkas nesustotų. Prekių sąrašas turi būti aiškiai matomas, prekė — pridedama vienu bakstelėjimu, kiekis koreguojamas čia pat, o dažniausios prekės ir kategorijos pasiekiamos iškart. Naudinga ir momentinė paieška bei brūkšninio kodo skenavimas neišeinant iš krepšelio. Būtent tokiam tempui pritaikyta ared greita kasa.

2. Lankstūs mokėjimai ir sąskaitų skaidymas

Kavinėse dažnai atsiskaitoma įvairiai: vieni grynaisiais, kiti kortele, o kompanija nori pasidalyti sąskaitą. Todėl viename ekrane turi tilpti grynieji, kortelė ir sąskaitos skaidymas — po lygiai, pagal asmenį arba pagal prekę. Svarbu, kad kiekvienai daliai būtų išrašomas atskiras fiskalinis kvitas, o grynieji apvalinami pagal Lietuvos tvarką.

3. Virtuvės ekranas (KDS)

Virtuvės ekranas (KDS) parodo užsakymą virtuvėje ar bare vos jį išsiuntus iš kasos — su patiekalų eiliškumu ir žyma „paruošta“. Tai išsprendžia pamestų čekiukų, klaidų ir šūkavimo problemas piko metu. Plačiau apie tai, kada jis reikalingas, skaitykite gide apie virtuvės ekraną (KDS). ared atveju KDS yra tos pačios kasos sistemos dalis, įskaičiuotas nuo pat starto ir veikia iPad ekrane.

4. Užsakymai internetu ir atsiėmimas

Vis daugiau užsakymų ateina ne nuo prekystalio. Verta žiūrėti, ar sistema priima išankstinius užsakymus — apmokėtus internetu ar atsiimant — ir ar juos galima sujungti su virtuvės srautu vienoje vietoje. Praktinis pavyzdys: internetu apmokėta kava ar atsiėmimui rezervuotas pietų komplektas atsiranda tame pačiame ekrane kaip ir vietiniai užsakymai.

5. Atsargų apskaita

Kad nepritrūktų pieno ar kepinių, naudinga matyti likučius realiuoju laiku. Gera sistema atnaujina atsargas su kiekvienu pardavimu ir perspėja, kai prekės senka. Renkantis verta pasitikslinti, kaip tvarkomi pusgaminiai ir kaip skaičiuojama savikaina — tai padeda suprasti, kiek iš tikrųjų uždirbate. ared atsargų likučiai atsinaujina automatiškai, o apie senkančias prekes perspėjama valdymo aplinkoje.

6. Ataskaitos realiuoju laiku

Savininkui svarbu matyti dienos rezultatus nelaukiant mėnesio pabaigos. Naudinga, kai pardavimus, vidutinę užsakymo sumą ir grąžinimus galima peržiūrėti iš bet kur, o X ir Z ataskaitas suformuoti tiesiog prie kasos. Taip lengviau lyginti dienas ir planuoti pamainas.

7. i.EKA atitiktis

Nuo 2025 m. gegužės 1 d. Lietuvoje privaloma atitiktis VMI i.EKA posistemiui, todėl kasos sistema turi ją užtikrinti be jokių papildomų sprendimų. Atitiktį galima pasiekti dviem keliais — su saugos moduliu arba per virtualią fiskalizaciją, kai kvitai pasirašomi VMI debesijos paslauga. Ar jūsų veiklai kasos aparatas apskritai privalomas ir kurie modeliai sertifikuoti, tiksliausiai nurodo VMI i.EKA puslapis. ared fiskalizacija integruota tiesiogiai, o i.EKA sertifikavimas šiuo metu vyksta.

Klausimai, kuriuos verta užduoti tiekėjui

Prieš pasirašydami sutartį, pasitikslinkite kelis dalykus — jie dažnai lemia realią kainą ir patogumą kasdien:

• Ar mėnesinis mokestis apima visas funkcijas, ar reikės mokėti už atskiras pakopas?
• Ar yra diegimo mokestis ir kokia sutarties trukmė?
• Ar sistema atitinka i.EKA ir ar fiskalizacija integruota, ar tai atskiras priedas?
• Ar galima naudoti turimą įrangą, ar reikės pirkti naują?
• Kaip greitai pridedamos naujos integracijos (terminalai, spausdintuvai) ir kiek jos kainuoja?
• Kokia pagalba teikiama piko metu, jei kas nors nustotų veikti?

Kiek tai kainuoja

Kavinės kasos sistemos kaina priklauso nuo funkcijų, kasų skaičiaus ir įrangos. Paprastai mokate mėnesinį programos mokestį, o įrangą (planšetę, terminalą, spausdintuvą) perkate, finansuojate per lizingą arba naudojate savo turimą; dalis tiekėjų ją ir nuomoja. Kaip išsiskaido šios išlaidos ir į ką atkreipti dėmesį, plačiau aprašyta gide kiek kainuoja kasos aparatas.

ared atveju sistema kainuoja nuo 20 € už kasą per mėnesį + PVM, be diegimo mokesčio, o įrangos iš mūsų nuomotis nereikia — ją įsigyjate patys ir ji lieka jūsų nuosavybė. Visos funkcijos — greita kasa, mokėjimų skaidymas, virtuvės ekranas ir i.EKA — įskaičiuotos nuo starto; visą kainodarą rasite kainų puslapyje. O jei ieškote sprendimo būtent kavinei, kaip ared tam pritaikytas, aprašėme puslapyje POS sistema kavinei.

Dažniausiai užduodami klausimai